Online toplantılar (veya sanal toplantılar) da aynı yüz yüze geçen toplantılar gibi bazı sorunlara sahip olmanın yanı sıra, yüz yüze toplantılarda yaşanmasının mümkün olmadığı bazı ekstra zorluklara sahiptir. Toplantı yapmanız gereken müşterileriniz veya paydaşlarınız başka bir şehirde veya başka bir ülkede ise nasıl bir yol izlemelisiniz? Bu yazıda bu sorunları ve çözümlerini 4 maddede ele alacağız.
Problem 1: Aynı şeylerin çok kez tekrar etmesi
Online toplantılarda sıkça yaşanan bir sorun, kişilerin dikkatlerini vererek karşı tarafı dinlememesidir. Siz bir konuda fikirlerini sorarken, onlar “Lütfen tekrar eder misiniz?” der durur.
Çözüm: Toplantı ortamında bulunan herkesin ismini bilin. Sanal da olsa bir toplantıda herkesin dikkatini çekebilmenin en iyi yolu kişilere ismen hitap etmektir. Aynı şekilde onların da sizin adınızı bilmenizi sağlayın. Online bir toplantı ortamının en büyük sıkıntılarından birisi, kişilerin karşı taraftaki kişiler tanımıyor olmasıdır. Kişilere ismen hitap etmek, veya adınızı vurgulamak; karşı tarafın dikkatini toplantıya çekmek için yapabileceğiniz en temel hamlelerden bir tanesidir.
Bir sonraki online toplantınızda bunu deneyin: Dikkatini çekmek istediğiniz, veya fikrini almak istediğiniz insanlara ismiyle hitap edin. Kuracağınız cümlelere isimlerle başlamak, başta adı geçen kişi olmak üzere herkesin dikkatini çekecektir. “İbrahim Bey, bu konuda ne düşünüyorsunuz? Aylin Hanım bu problemi çözmek için ne yapabiliriz?”
Problem 2: Kimle konuştuğunuz hakkında en ufak bir fikriniz yok!
Online toplantı ortamındaki bir kişi size ismen hitap ediyor, fikrinizi soruyor. Fakat siz bu kişinin kim olduğunu tahmin bile edemiyorsunuz.
Çözüm: Elinizi taşın altına sokun ve sanal toplantı ortamında herkesin sizi -en azından- ismen tanıdığına emin olun. Online toplantılardaki katılımcıların karşı tarafları tanımaması sıkça yaşanan bir durumdur. Bu da konuşmaya başladığınız zaman karşı tarafın sizi sesinizden tanımamasına yol açar. Online toplantı ortamındaki herkesin sizi tanıdığını varsayarak söze başlamaktansa, söze gireceğiniz zamanlar söylemeye başlayacağınız şeyden önce kendinizi tanıtmak herkes adına daha faydalı olcaktır ve toplantının verimini arttıracaktır. Aynı zamanda toplantı başlangıcında herkesten bu tutumu göstermesini istemeniz de yine verimi arttırmaya yönelik bir çalışma olabilir.
Bir sonraki online toplantınızda bunu deneyin: Konuşmaya başlarken önce adınızı söyleyin. “Ben Göktuğ, acaba X problemi için geliştirdiğimiz çözüm önerisi hakkında ne düşünüyorsunuz?”. Çok katılımlı toplantılarda ünvanınızı da kullanmak daha anlaşılır olmanızı sağlayabilir. “Ben iş geliştirmeden Göktuğ, yaptığınız sunumdaki şu nokta hakkında bir sorum olacak…” gibi.
Problem 3: Kullandığınız cihazlar mola vermeye karar verebilir
İnternet bağlantınız, kullandığınız donanım ne kadar iyi olursa olsun herkesin başına online bir toplantı esnasında gelebilecek bir durum tabi ki kullanılan araç veya yazılımların o an çökmesidir. Aunumun ortasında PowerPoint kapanabilir, toplantının sırasında Skype çökebilir veya en can alıcı dialogların yaşandığı esnada mikrofonunuz ses iletmeyi reddedebilir.
Çözüm: Her zaman bir B planına sahip olun. Kullandığınız teknoloji sizi en olmaması gereken yerde yüz üstü bırakabilir. Yaptığınız B planını toplantı öncesi toplantıya katılacak olan paydaşlarla paylaşın. Örneğin “Skype çökerse toplantıya Google Hangouts üzerinden devam edeceğiz. Hangouts adresimiz onlinemeetingcompanyname@gmail.com” gibi bir planınız mutlaka olmalı. Online toplantı esnasında teknik bir arızayı gidermeye çalışmak 15-30 dakika arası bir zaman alabilir. Bu da toplantıya katılan kişilerin ilgisini kaybetmenin yanı sıra yapılacak toplantının verimini bir hayli düşürecektir.
Bir sonraki online toplantınızda bunu deneyin: Bir platform üzerinden toplantı yapmak için karşı tarafı eklediyseniz, mutlaka farklı bir platform üzerinden de ekleyin. Örneğin toplantı Skype üzerinde yapılacak ve karşı tarafla Skype üzerinden birbirinizi eklediniz. B planı olması açısından karşı tarafın Google Hangouts bilgilerini de edinin; ve o platform üzerinden de ekleyin. Bu sayede oluşabilecek teknik bir sorun anında diğer platforma hızlıca geçerek toplantıyı canlı tutabilirsiniz.
Problem 4: Arkaplanda ağlayan çocuk sesleri…
Online yapılan toplantıların katılımcıları, toplantıya ev ortamında giriyor olabileceğinden ötürü kaynaklanan bazı sorunlar vardır. Arkadan sesi gelen çocuk, havlayan köpek, sokaktan geçen bir seyyar satıcı bunlara örnek gösterilebilir ki sıkça online toplantı yapan insanlar bu durumları bir çok kez deneyimlemiştir.
Çözüm: Online bir toplantı öncesi mümkün olan tüm faktörleri göze alın. Çevrenizdeki sesleri olabildiğince azaltın ve karşı tarafın sizi iyi duyabilmesi için optimum alanı oluşturun. Toplantı esnasında konuşmuyorken herkesin mikrofonunu kapamasını isteyin. Eğer bunu yapamıyorsanız bile, en azından kendi mikrofonunuzu dinleme halindeyken kapalı tutun. Gürültülü cafe ortamlarında online toplantılara katılmayın, ve evinizdeyseniz en izole odadan toplantıya katılın.
Bir sonraki online toplantınızda bunu deneyin: Toplantıyı yönetecek kişilerden biri olacaksanız, toplantı öncesinde herkese bazı kibar uyarıları içeren bir metin hazırlayıp gönderin. Bu metinde ses iletimi için gerekli olan azami ve optimum değerlerden kibarca bahsedin. Bu metni çok uzun tutmamaya özen gösterin ve kibar bir dille yazdığınzdan emin olun.
Her ne kadar bazı teknik ve çevresel sorunların çözümleri pek mümkün olmasa da, online toplantı deneyiminizi en iyi şekilde gerçekleştirmek sizin elinizde. Bu 4 maddede yer alan sorunlar ve çözümlerini özümseyerek bir sonraki online toplantı deneyiminizi daha iyi bir seviyeye getirebilirsiniz.
Bu 4 madde dışında yaşadığınız online toplantı sıkıntıları var ise, yorumlar bölümünden iletebilirsiniz.
İyi toplantılar 🙂
